6 Tips Dan Cara Membuat Setiap Meeting Lebih Produktif
Image via Unsplash
Membuat meeting menjadi produktif dan efektif adalah tantangan tersendiri bagi setiap tim. Hal ini berkaitan dengan partisipasi peserta, rentetan acara, dan tujuan yang jelas dari meeting tersebut.
Ada beberapa cara untuk membuat meeting Anda lebih maksimal. Berikut telah kami rangkum 6 tips dan cara membuat meeting lebih produktif, mulai dari menyiapkan agenda yang jelas hingga melakukan ice breaking sebelum sesi. Simak selengkapnya berikut!
#1. Persiapkan Agenda dan Tujuan yang Jelas
Sebelum memulai meeting, pastikan Anda mengetahui agenda dan tujuan meeting. Untuk apa meeting dilakukan? Dan apa saja agenda yang akan dilakukan oleh peserta meeting?
Menjawab pertanyaan tersebut memastikan Anda memiliki struktur dan rentetan acara yang jelas saat meeting berlangsung. Anda juga bisa mengalokasikan waktu lebih baik agar pekerjaan lainnya tidak terganggu.
Buatlah list topik yang akan dibahas, waktu yang dialokasikan untuk setiap topik, dan tujuan spesifik dari pertemuan tersebut. Agenda harus dikirimkan kepada semua peserta sebelum pertemuan dimulai agar mereka bisa mempersiapkan diri dan memikirkan kontribusi yang relevan.
#2. Berikan Kesempatan untuk Berbicara
Berikan semua peserta kesempatan untuk berbicara dan berkontribusi. Baiknya, pemimpin pertemuan harus memastikan tidak ada yang mendominasi percakapan dan mengambil langkah-langkah untuk memperluas partisipasi dari semua peserta.
Membuat suasana yang terbuka dan ramah dapat mendorong peserta yang lebih pemalu atau yang kurang percaya diri untuk berbicara. Selain itu, memberikan kesempatan berbicara untuk semua peserta dapat menciptakan lingkungan yang inklusif dan menghargai pendapat setiap individu.
#3. Berikan Umpan Balik
Umpan balik adalah komponen penting dalam meningkatkan kualitas pertemuan. Berikan umpan balik kepada peserta tentang apa yang berjalan baik dan area di mana ada ruang untuk perbaikan.
Anda bisa memberikan umpan balik saat meeting berlangsung atau melalui survei atau formulir umpan balik. Pastikan untuk menerima umpan balik dari semua peserta untuk mendapatkan sudut pandang yang komprehensif.
#4. Gunakan Fasilitas yang Sesuai
Pilih tempat pertemuan yang sesuai dengan jumlah peserta dan fasilitasnya, seperti meja, kursi, dan perlengkapan presentasi. Untuk meeting, meja bundar adalah pilihan yang sangat sesuai sehingga peserta dapat bertatap muka satu sama lain.
Meja IMB adalah salah satu produk meja bundar terbaik untuk meeting. Selain itu, siapkan teknologi yang diperlukan, seperti video konferensi, proyektor, papan tulis, dan peralatan presentasi lainnya.
Periksa fasilitas dan alat yang digunakan untuk meeting berfungsi dengan baik. Sediakan juga air minum dan makanan ringan jika diperlukan.
#5. Gunakan Teknik Pengambilan Keputusan yang Efisien
Jika pertemuan bertujuan untuk mengambil keputusan, maka Anda perlu menggunakan tekni pengambilan keputuisan yang efisien. Pertimbangkan untuk menggunakan teknik yang efisien seperti pemungutan suara atau voting.
Namun, tetap diskusikan pro dan kontra dari setiap opsi secara terbuka. Pastikan semua peserta setuju dengan keputusan dan hasil yang diambil. Hindari diskusi berlarut untuk menghindari konflik.
#6. Coba Ice Breaking untuk Mengangkat Partisipasi
Ice breaking adalah teknik yang baik untuk memulai pertemuan dengan energi positif dan meningkatkan partisipasi peserta. Anda bisa melakukan sesi game sederhana untuk mengunggah partisipasi peserta.
Anda juga bisa memulai pertemuan dengan pertanyaan ringan atau cerita singkat yang relevan dengan topik pertemuan untuk merangsang pemikiran dan interaksi. Ice breaking membantu menciptakan suasana yang lebih santai, sehingga peserta lebih mudah untuk berkontribusi dan berbagi ide-ide mereka.
Kesimpulan
Ada banyak cara untuk membuat meeting Anda bersama tim lebih produktif dan efisien. Tips di atas bisa membantu Anda melakukan meeting dengan baik dan memastikan acara berjalan lancar dari awal hingga akhir.
Jangan lupa untuk menyiapkan notulen meeting. Pastikan poin-poin penting tercatat dan terdokumentasi dengan baik. Dengan demikian, meeting Anda menjadi lebih bermakna dan bermanfaat bagi perusahaan dan peserta yang terlibat.